Amadeus Fire AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 22.05.2025 in Frankfurt am Main mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses der Amadeus Fire AG für das Geschäftsjahr 2024 sowie des gemeinsamen Lageberichts für die Amadeus Fire AG und den Amadeus Fire Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 Die vorgenannten Unterlagen enthalten auch den erläuternden Bericht zu den Angaben nach § 289a, § 315a des Handelsgesetzbuchs, die Erklärung zur Unternehmensführung mit der Corporate Governance-Berichterstattung sowie die nicht-finanzielle Konzernerklärung zum Geschäftsjahr und werden in der Hauptversammlung vom Vorstand und – soweit dies den Bericht des Aufsichtsrats betrifft – vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats erläutert. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss und der Konzernabschluss damit festgestellt sind.

2.	Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, von dem Bilanzgewinn der Gesellschaft des Geschäftsjahres 2024 in Höhe von Euro 77.057.433,41 a) einen Teilbetrag in Höhe von Euro 21.891.592,71 zur Ausschüttung einer Dividende in Höhe von Euro 4,03 auf jede der insgesamt 5.432.157 dividendenberechtigten Stückaktien zu verwenden und b) den verbleibenden Betrag in Höhe von Euro 55.165.840,70 auf neue Rechnung vorzutragen. Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf Auszahlung der Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig, also am 27. Mai 2025.
3.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2024 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2024 Entlastung zu erteilen. Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands entscheiden zu lassen.
4.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 Entlastung zu erteilen. Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats entscheiden zu lassen.
5.	Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Prüfers für die Nachhaltigkeitsberichtserstattung für das Geschäftsjahr 2025 Der Aufsichtsrat schlägt auf der Grundlage der Empfehlung seines Bilanz- und Prüfungsausschusses vor, PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Friedrich-Ebert-Anlage 35-37, 60327 Frankfurt am Main, zu bestellen 5.1 zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2025 sowie zum Prüfer für eine prüferische Durchsicht von Zwischenfinanzberichten, die vor der nächsten ordentlichen Hauptversammlung aufgestellt werden, soweit die prüferische Durchsicht solcher Zwischenfinanzberichte beauftragt wird. 5.2 zum Prüfer für die Nachhaltigkeitsberichterstattung für das Geschäftsjahr 2025, vorausgesetzt, dass der nationale Gesetzgeber eine Bestellung durch die Hauptversammlung vorsieht. Der Bilanz- und Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse und zur Aufhebung des Beschlusses 2005/909/EG der Kommission („EU-Abschlussprüferverordnung“) auferlegt wurde.
6.	Beschlussfassung über die Bestätigung der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Gemäß § 113 Abs. 3 Satz 1 und 2 AktG ist bei börsennotierten Gesellschaften mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen und kann die Vergütung durch Beschluss bestätigt werden. Die derzeitige Regelung der Gesellschaft zur Aufsichtsratsvergütung wurde zuletzt am 27. Mai 2021 mit 99,08% der abgegebenen Stimmen von der Hauptversammlung gebilligt, sodass nunmehr turnusmäßig eine erneute Beschlussfassung erforderlich ist. Die Vergütung des Aufsichtsrats ist in § 13 der Satzung der Gesellschaft geregelt. Das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder der Amadeus Fire AG ist vom Tag der Einberufung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://group.amadeus-fire.de/investor-relations/hauptversammlung/Bitte beachten Sie, dass Sie über diesen Link eine externe Webseite besuchen, für die möglicherweise nicht dieselben Datenschutz-, Sicherheits- oder Zugangsrichtlinien gelten. zugänglich. Die Vergütung ist als reine Fixvergütung zuzüglich eines Sitzungsgeldes ausgestaltet. Dieses System zur Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats hat sich aus Sicht von Vorstand und Aufsichtsrat bewährt und soll fortbestehen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher der Hauptversammlung vor, das in § 13 der Satzung der Gesellschaft vorgesehene Vergütungssystem für die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder und die darin enthaltene Regelung zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder unverändert zu bestätigen.
7.	Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2024 Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß § 162 AktG jährlich einen Bericht über die im vergangenen Geschäftsjahr jedem einzelnen gegenwärtigen oder früheren Mitglied des Vorstands und des Aufsichtsrats gewährte und geschuldete Vergütung (Vergütungsbericht) zu erstellen und diesen Vergütungsbericht der Hauptversammlung gemäß § 120a Abs. 4 AktG zur Billigung vorzulegen. Aufsichtsrat und Vorstand legen daher der Hauptversammlung den gemäß § 162 AktG für das Geschäftsjahr 2024 erstellten und von dem Abschlussprüfer PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, gemäß § 162 Abs. 3 AktG geprüften sowie mit dem Prüfungsvermerk versehenen Vergütungsbericht der Amadeus Fire AG vor. Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2024 und der Vermerk über dessen Prüfung durch den Abschlussprüfer sind vom Tag der Einberufung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://group.amadeus-fire.de/nachhaltigkeit/governance/verguetung/Bitte beachten Sie, dass Sie über diesen Link eine externe Webseite besuchen, für die möglicherweise nicht dieselben Datenschutz-, Sicherheits- oder Zugangsrichtlinien gelten. zugänglich. Der Vergütungsbericht samt Prüfungsvermerk wird dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht der Amadeus Fire AG für das Geschäftsjahr 2024 gemäß § 120a Abs. 4 AktG zu billigen.
8.	Beschlussfassung über die Erneuerung der satzungsgemäßen Ermächtigung zur Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung (§ 16 Abs. 4 der Satzung) Nach § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG kann die Satzung den Vorstand dazu ermächtigen vorzusehen, Hauptversammlungen virtuell abzuhalten. Eine solche Satzungsregelung darf nach § 118a Abs. 5 Nr. 2 AktG längstens auf fünf Jahre nach Eintragung der Satzungsänderung befristet sein. Der Vorstand wurde durch Beschluss der Hauptversammlung vom 17. Mai 2023 in § 16 Absatz 4 der Satzung der Gesellschaft erstmals ermächtigt, für bis zu einem Zeitraum von zwei Jahren nach Eintragung der entsprechenden Satzungsregelung in das Handelsregister stattfindende Hauptversammlungen, vorzusehen, dass die Versammlung unter Einhaltung der hierfür vorgesehenen rechtlichen Voraussetzungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Die Handelsregistereintragung erfolgte am 19. Juni 2023, so dass sich der Vorstand basierend auf dieser Ermächtigung letztmalig für diese auf den 22. Mai 2025 einberufene Hauptversammlung für die Abhaltung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung entscheiden konnte. Diese Ermächtigung soll verlängert werden, damit die Gesellschaft auch künftig die Möglichkeit hat, Hauptversammlungen rein virtuell abzuhalten. Der Vorstand hält die Erneuerung der Ermächtigung gemäß § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG für sinnvoll, um auch zukünftig mit Rücksicht auf die Interessen der Aktionäre über das Format der Hauptversammlung sachgerecht und flexibel entscheiden zu können. Der Vorstand wird dabei seine Entscheidung über die Durchführung einer Hauptversammlung als Präsenzversammlung oder im virtuellen Format stets nach pflichtgemäßem Ermessen anhand aller relevanten sachlichen Kriterien für jede Hauptversammlung erneut treffen. Sofern der Vorstand zukünftig von der vorgeschlagenen Ermächtigung Gebrauch macht und sich für die Abhaltung einer Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung entscheidet, kommt der Wahrung der Aktionärsrechte eine zentrale Rolle für deren Ausgestaltung und Durchführung zu. Soweit die gesetzlichen Regelungen Beschränkungsmöglichkeiten vorsehen, sollen diese, sofern überhaupt erforderlich und angemessen, nur unter Berücksichtigung der Interessen der Aktionäre angewandt werden, um allen Aktionären die Wahrnehmung ihrer Rechte in geeigneter Weise zu ermöglichen. Der Vorstand beabsichtigt, etwaige zukünftige virtuelle Hauptversammlungen im Wesentlichen wie die diesjährige und damit einer Präsenz-Hauptversammlung vergleichbar auszugestalten. Zudem wird der Vorstand eine etwaige Entscheidung über die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung – auch wenn gesetzlich nicht erforderlich – nur mit Zustimmung des Aufsichtsrats treffen. Die vorgeschlagene Ermächtigung schöpft erneut die nach § 118a Abs. 5 Nr. 2 AktG mögliche maximale Laufzeit der Satzungsermächtigung von fünf Jahren nicht voll aus. Stattdessen wird vorgeschlagen, die Ermächtigung wieder auf zwei Jahre nach deren Eintragung in das Handelsregister zu befristen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 16 Abs. 4 der Satzung der Gesellschaft wird unter gleichzeitiger Aufhebung des bisherigen Absatzes 4 wie folgt neu gefasst: „(4) Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass die Hauptversammlung bis zu einem Zeitraum von zwei Jahren nach Eintragung dieses Absatzes (4) im Handelsregister der Gesellschaft unter Einhaltung der hierfür vorgesehenen rechtlichen Voraussetzungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung).“

II. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE

Informationen und Unterlagen

Alsbald nach der Einberufung der Hauptversammlung werden auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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die Unterlagen gemäß § 124a AktG zur Einsicht und zum Download zur Verfügung stehen.

Hinweise zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die Hauptversammlung auf Grundlage des § 16 Abs. 4 der Satzung der Amadeus Fire AG als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) abzuhalten. Hierdurch soll Reiseaufwand der Aktionäre vermieden und einem größeren Kreis von Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung ermöglicht werden. Ort der Übertragung der virtuellen Hauptversammlung und damit der Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Hauptverwaltung der Amadeus Fire AG, Hanauer Landstraße 160, 60314 Frankfurt am Main. Eine physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.

Für Aktionäre, die sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet haben, bzw. ihre Bevollmächtigten wird die gesamte Hauptversammlung, einschließlich der Generaldebatte und der Abstimmungen, live mit Bild und Ton im Internet auf der Website der Amadeus Fire AG unter

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im passwortgeschützten Internetservice übertragen. Die hierfür erforderlichen persönlichen Zugangsdaten erhalten die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten nach der Anmeldung zur Hauptversammlung mit dem „HV-Ticket“ zugeschickt.

Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices durch einen Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.

Bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und sonstige durch § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können sich ebenso des passwortgeschützten Internetservices bedienen. Die Gesellschaft stellt ihnen auf Wunsch einen elektronischen Zugang zur Verfügung.

Bei Nutzung des passwortgeschützten Internetservices während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung am 22. Mai 2025 sind die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet.

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung beziehen sich auf die mitteleuropäische Zeit (MESZ). Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden.

Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts ist gemäß § 17 Abs. 1 der Satzung davon abhängig, dass sich die Aktionäre unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft anmelden. Die Anmeldung mit dem Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft gemäß § 17 Abs. 2 der Satzung unter der nachfolgenden Adresse spätestens am sechsten Tag vor der Hauptversammlung, also bis zum Ablauf des 15. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen:

Die Anmeldung bedarf der Textform (§ 126b BGB) und muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich nach § 17 Abs. 3 der Satzung und § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung – also Mittwoch, 30. April 2025, 24.00 Uhr (MESZ), (Record Date) zu beziehen.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft zusammen mit der Anmeldung unter der vorstehend genannten Adresse zugehen.

Ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach § 67c Abs. 3 AktG ist ausreichend. Der Nachweis ist in jedem Fall in deutscher oder englischer Sprache zu erbringen. Aktionäre können auch nach Ausstellung des Nachweises des Anteilsbesitzes frei über ihre Aktien verfügen. Für die Teilnahme an der Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts ist gegenüber der Gesellschaft der Aktienbesitz zum Record Date maßgeblich, d. h. die Veräußerung oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Record Date haben keine Bedeutung für den Umfang und die Ausübung des gesetzlichen Teilnahme- und Stimmrechts des bisherigen Aktionärs. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Record Date. Personen, die zum Record Date noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind weder teilnahme- noch stimmberechtigt. Der Record Date hat jedoch keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung mit dem Nachweis des Anteilsbesitzes wird den Aktionären anstelle der üblichen Eintrittskarte für die Hauptversammlung ein HV-Ticket einschließlich Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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übersandt.

Aktionäre können ihr Stimmrecht nicht nur selbst, sondern auch durch einen Bevollmächtigten ihrer Wahl, wie z.B. Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige Dritte, ausüben. In diesen Fällen ist eine frist- und formgerechte Anmeldung wie im Abschnitt „Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung“ beschrieben erforderlich. Einzelheiten zur Stimmabgabe durch Bevollmächtigte sind unten im Abschnitt „Stimmrechtsvertretung“ beschrieben. Die Gesellschaft bittet die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der erforderlichen Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes Sorge zu tragen, um den rechtzeitigen Erhalt des HV-Tickets sicherzustellen.

Stimmabgabe durch Briefwahl

Die Stimmrechtsausübung durch die Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte erfolgt ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl) oder durch Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. In beiden Fällen ist eine frist- und formgemäße Anmeldung wie im Abschnitt „Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung“ beschrieben erforderlich.

Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre (vgl. den Abschnitt „Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung“) können ihre Stimme im Wege der Briefwahl ausschließlich über den passwortgeschützten Internetservice unter

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abgeben. Die für den Internetservice erforderlichen Zugangsdaten werden mit dem HV-Ticket übersandt (vgl. den Abschnitt „Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung“). Die Möglichkeit zur Stimmabgabe über den Internetservice besteht auch noch während der virtuellen Hauptversammlung am 22. Mai 2025 bis spätestens zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmungen durch den Versammlungsleiter. Bis zu diesem Zeitpunkt kann die Stimmabgabe auch noch über den Internetservice geändert oder widerrufen werden.

Die Abgabe von Stimmen durch Briefwahl ist nur in Bezug auf solche Anträge und Wahlvorschläge möglich, zu denen es mit dieser Einberufung oder später bekanntgemachte Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat nach § 124 Abs. 3 AktG oder von Aktionären nach §§ 122 Abs. 2, 126, 127 AktG gibt.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die zuvor erfolgte Stimmabgabe im Wege der Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung, soweit der Aktionär nicht seine Stimmabgabe über den passwortgeschützten Internetservice entsprechend angepasst hat.

Bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater oder sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen und Institutionen können sich ebenso der Briefwahl bedienen.

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, wie z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater, andere Dritte oder einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, ausüben lassen. In diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß dem vorstehenden Abschnitt (vgl. den Abschnitt „Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung“) erforderlich.

Zur Erteilung der Vollmacht oder deren Widerruf gegenüber der Gesellschaft genügt grundsätzlich die Textform (§ 126b BGB). Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das Vollmachtsformular verwenden, das Sie nach fristgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zusammen mit dem HV-Ticket übersandt bekommen; möglich ist es aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht in Textform ausstellen, wenngleich darum gebeten wird, vorzugsweise das Vollmachtsformular zu verwenden. Ein Vollmachtsformular steht auch im Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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zur Verfügung. Es wird Aktionären auf Verlangen auch kostenfrei zugesandt.

Wenn weder ein Intermediär noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt wird, kann die Vollmacht in Textform entweder gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden. Gleiches gilt für den Widerruf der Vollmacht. Wird die Bevollmächtigung oder der Widerruf gegenüber der Gesellschaft erklärt, kann dies, unbeschadet der notwendigen Anmeldung bis zum Donnerstag, 15. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), per Post oder per E-Mail bis Mittwoch, 21. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), an die nachfolgende Adresse erfolgen:

Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionären (vgl. den Abschnitt „Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung“) steht zusätzlich zu den vorstehend beschriebenen Wegen auch die Möglichkeit zur Verfügung, die Erteilung einer Vollmacht, ihren Widerruf und den Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft über den passwortgeschützten Internetservice unter

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zu übermitteln. Die für den Internetservice erforderlichen Zugangsdaten werden mit dem HV-Ticket übersandt (vgl. den Abschnitt „Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung“). Die Möglichkeit zur Übermittlung über den Internetservice besteht noch in der virtuellen Hauptversammlung am 22. Mai 2025 bis spätestens zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmungen durch den Versammlungsleiter. Vollmachten, die bereits (wie zuvor beschrieben) per Post oder E-Mail gegenüber der Gesellschaft erteilt (oder nachgewiesen) worden sind, können bis zu diesem Zeitpunkt noch über den Internetservice geändert oder widerrufen werden.

Bevollmächtigte können nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht aus den von ihnen vertretenen Aktien lediglich im Wege der Briefwahl (vgl. den Abschnitt „Stimmabgabe durch Briefwahl“) oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (vgl. hierzu unten) ausüben. Damit ein Bevollmächtigter die virtuelle Hauptversammlung über den passwortgeschützten Internetservice verfolgen und eine Briefwahl oder eine Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch auf elektronischem Weg über den Internetservice vornehmen kann, ist es erforderlich, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.

Nach Erteilung einer Vollmacht durch den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär gegenüber der Gesellschaft werden dem bevollmächtigten Dritten durch die Gesellschaft individuelle Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice zugesandt.

Wird die Vollmacht gegenüber den Bevollmächtigten erteilt, so bedarf es grundsätzlich eines Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB). Der Nachweis der Bevollmächtigung kann über die vorgenannten Übermittlungswege zu den jeweils vorgenannten Zeitpunkten übermittelt werden.

In den nachfolgend aufgeführten Fällen gelten jedoch Besonderheiten:

Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese, sofern vorhanden, in folgender Reihenfolge berücksichtigt, (1) per Internetservice, (2) per E-Mail, (3) in Papierform. Wenn Briefwahlstimmen und Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft eingehen, werden stets Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, Recht zum Einreichen von Stellungnahmen, Rederecht und Auskunftsrecht, Möglichkeit des Widerspruchs

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit (§ 122 Abs. 2 AktG)

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von Euro 500.000 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Darüber hinaus kann die Hauptversammlung gemäß § 87 Abs. 4 AktG auf Antrag nach § 122 Abs. 2 Satz 1 AktG die nach § 87a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG festgelegte Maximalvergütung für den Vorstand herabsetzen.

Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung, also bis spätestens zum Montag, 21. April 2025, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen:

Die betreffenden Aktionäre haben gemäß § 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der o.g. Mindestanzahl an Aktien sind und dass sie diese bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Zur Berechnung der Mindestbesitzdauer ist § 70 AktG zu beachten. § 121 Abs. 7 AktG ist auf die Fristberechnung entsprechend anzuwenden.

Die Bekanntmachung und Zuleitung von ordnungs- und fristgemäßen Ergänzungsverlangen erfolgen in gleicher Weise wie bei der Einberufung.

Über den im Rahmen einer zulässigen Tagesordnungsergänzung bekannt gemachten Beschlussvorschlag wird während der Hauptversammlung abgestimmt werden.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären (§§ 126 Abs. 1 und 127 AktG)

Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu den Tagesordnungspunkten zu stellen. Gleiches gilt für Gegenvorschläge zu Wahlvorschlägen für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und Abschlussprüfer. Soll ein solcher Gegenantrag bzw. Wahlvorschlag vor der Hauptversammlung zugänglich gemacht werden, so ist er ausschließlich zu richten an:

Bis spätestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens zum 7. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), unter dieser Adresse zugegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, wird die Gesellschaft – vorbehaltlich §§ 126 Abs. 2 und 3, 127 AktG – einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung den anderen Aktionären im Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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unverzüglich zugänglich machen, ggf. versehen mit den nach § 127 Satz 4 AktG zu ergänzenden Inhalten. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden anschließend ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. Bitte beachten Sie, dass der Vorstand einen Wahlvorschlag zusätzlich zu den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründen unter anderem auch dann nicht zugänglich zu machen braucht, wenn der Vorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort der Kandidatin/des Kandidaten enthält. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern brauchen auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn ihnen keine Angaben zur Mitgliedschaft der Vorgeschlagenen in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG beigefügt sind. Wahlvorschläge müssen nicht begründet werden. Angaben zur Mitgliedschaft in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen sollen beigefügt werden.

Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag gilt gemäß § 121 Abs. 4b, § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Die Gesellschaft ermöglicht, dass das Stimmrecht zu diesen Anträgen nach ordnungsgemäßer Anmeldung (vgl. Abschnitt „Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung“) ausgeübt werden kann. Sofern der Aktionär, der den Antrag gestellt hat, nicht ordnungsgemäß legitimiert und nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Antrag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden.

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der Versammlung im Wege der Videokommunikation Anträge und Wahlvorschläge im Rahmen ihres Rederechts zu stellen (vgl. im Abschnitt „Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, Recht zum Einreichen von Stellungnahmen, Rederecht und Auskunftsrecht, Möglichkeit des Widerspruchs“ Unterabschnitt „Rederecht und Auskunftsrecht“).

Recht zum Einreichen von Stellungnahmen

Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre (vgl. den Abschnitt „Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung“) bzw. ihre Bevollmächtigten haben nach § 130a Absatz 1 bis 4 AktG das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation über den passwortgeschützten Internetservice unter

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bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung, also spätestens bis 16. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), in Textform als PDF einzureichen. Die Gesellschaft bittet darum, bei Stellungnahmen in Textform einen Umfang von 10.000 Zeichen nicht zu überschreiten.

Der Aktionär bzw. sein Bevollmächtigter erklären sich mit dem Einreichen damit einverstanden, dass die Stellungnahme unter Nennung seines/ihres Namens im passwortgeschützten Internetservice zugänglich gemacht wird.

Eingereichte Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung werden, soweit nicht ausnahmsweise von einer Zugänglichmachung nach § 130a Abs. 3 Satz 4 AktG abgesehen werden darf, bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 17. Mai 2025, 24:00 Uhr MESZ, im nur für Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte zugänglichen, passwortgeschützten Internetservice unter

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veröffentlicht.

Stellungnahmen werden nicht zugänglich gemacht, soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde, die Stellungnahme in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder Beleidigungen enthält, oder wenn der/die Einreichende zu erkennen gibt, dass er/sie an der Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird.

Die Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen begründet keine Möglichkeit zur Vorab-Einreichung von Fragen nach § 131 Abs. 1a AktG. Etwaige in Stellungnahmen enthaltene Fragen werden daher in der virtuellen Hauptversammlung nicht beantwortet, es sei denn, sie werden im Rahmen des Rederechts in der Hauptversammlung gestellt. Anträge und Wahlvorschläge sowie Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der in Textform eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt; das Stellen von Anträgen bzw. Unterbreiten von Wahlvorschlägen, die Ausübung des Auskunftsrechts sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung ist ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich (vgl. im Abschnitt „Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, Recht zum Einreichen von Stellungnahmen, Rederecht und Auskunftsrecht, Möglichkeit des Widerspruchs“ die Unterabschnitte „Rederecht und Auskunftsrecht“ sowie „Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung“).

Rederecht und Auskunftsrecht

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben ein Rederecht in der Versammlung im Wege der Videokommunikation. Ab Beginn der Hauptversammlung wird über den passwortgeschützten Internetservice auf der Website der Amadeus Fire AG unter

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(zu den entsprechenden Zugangsdaten) ein virtueller Wortmeldetisch geführt, über den die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten ihren Redebeitrag anmelden können. Das Rederecht umfasst insbesondere auch das Recht, Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG zu stellen, sowie das Auskunftsverlangen nach § 131 Abs. 1 AktG.

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu den mit ihr verbundenen Unternehmen. Des Weiteren betrifft die Auskunftspflicht auch die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter festlegen wird, dass das vorgenannte Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation, also im Rahmen der Ausübung des Rederechts ausgeübt werden darf.

§ 131 Abs. 4 Satz 1 AktG bestimmt, dass dann, wenn einem Aktionär wegen seiner Eigenschaft als Aktionär eine Auskunft außerhalb der Hauptversammlung gegeben worden ist, diese Auskunft jedem anderen Aktionär bzw. dessen Bevollmächtigten auf dessen Verlangen in der Hauptversammlung zu geben ist, auch wenn sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung nicht erforderlich ist. Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung wird gewährleistet, dass Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, ihr Verlangen nach § 131 Abs. 4 Satz 1 AktG im Wege der elektronischen Kommunikation über den passwortgeschützten Internetservice auf der Website der Amadeus Fire AG unter

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in der Hauptversammlung übermitteln können.

Die komplette virtuelle Hauptversammlung einschließlich der Videokommunikation wird im passwortgeschützten Internetservice über das System MeetingBase von Better Orange IR & HV AG abgewickelt. Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die ihren Redebeitrag über den virtuellen Wortmeldetisch anmelden wollen, benötigen für die Zuschaltung des Redebeitrags entweder ein nicht-mobiles Endgerät (PC, Notebook, Laptop) mit dem installierten Browser Chrome ab Version 89, Edge ab Version 88 oder Safari ab Version 13.1 oder ein mobiles Endgerät (z.B. Smartphone oder Tablet). Mobile ANDROID-Smartphones benötigen als installierten Browser Chrome ab Version 89; mobile iOS-Smartphones benötigen als installierten Browser Safari ab Version 13.1. Für Redebeiträge müssen auf den Endgeräten eine Kamera und ein Mikrofon, auf die vom Browser aus zugegriffen werden kann, zur Verfügung stehen. Eine weitere Installation von Softwarekomponenten oder Apps auf den Endgeräten ist nicht erforderlich.

Personen, die sich über den virtuellen Wortmeldetisch für einen Redebeitrag angemeldet haben, werden im passwortgeschützten Internetservice für ihren Redebeitrag freigeschaltet. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär bzw. Bevollmächtigtem und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Rede- und Auskunftsrecht können auch von bevollmächtigten Dritten eines Aktionärs ausgeübt werden. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben diese Rechte jedoch nicht für die sie bevollmächtigenden Aktionäre aus.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Die frist- und formgerecht angemeldeten und zu der Versammlung zugeschalteten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben das Recht, gegen einen Beschluss der Hauptversammlung über den passwortgeschützten Internetservice auf der Website der Amadeus Fire AG unter

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gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens mit den entsprechenden Zugangsdaten während der Hauptversammlung, d.h. von der Eröffnung der Hauptversammlung an bis zu ihrer Schließung, Widerspruch zu Protokoll des Notars einzulegen.

Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 118a, 122 Abs. 2, 126 Abs. 1 und 4, 127, 130a, 131 AktG und den relevanten Vorschriften finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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Anzahl der ausgegebenen Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung Euro 5.432.157,00 und ist eingeteilt in 5.432.157 auf den Inhaber lautende Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte an der Gesellschaft im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit 5.432.157. Die Gesellschaft hält keine eigenen Aktien; es bestehen keine Aktien unterschiedlicher Gattung.

Hinweise zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter. Diese Daten umfassen insbesondere den Namen, den Wohnort bzw. die Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse, den jeweiligen Aktienbestand, die Nummer des HV-Tickets und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten. Je nach Lage des Falls kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht.

Die Gesellschaft verarbeitet die Daten ihrer Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und zu Ihren Rechten gemäß der DSGVO finden Sie im Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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